„Sie können eine Pflegedokumentation nicht 24 Stunden später nachholen“
Seit 14 Jahren betreut evacon die IT der DRK Schwesternschaft im Karlsruher Luisenheim
Titelbild: evacon Geschäftsführer Marcus Wilm, Verwaltungsleiter Markus Künstler, Oberin Heike Diana Wagner und Tim Masur aus dem evacon Support im Foyer des Luisenheims.
Die Badische Schwesternschaft vom Roten Kreuz e. V. in Karlsruhe geht zurück auf die Gründung des Badischen Frauenvereins im Juni 1859 durch Großherzogin Luise von Baden. In der Stadt sind die Schwestern deshalb auch heute noch die „Luisenschwestern“ und das Alten- und Pflegeheim, das die Schwesternschaft seit dem Jahr 2014 in einem Neubau in der Kochstraße betreibt, trägt den Namen Luisenheim.
Die Einrichtung bietet 75 Plätze für Seniorinnen und Senioren, um die sich rund 80 Mitarbeitende kümmern. „Wir sind hier eigentlich wie eine große Familie“, sagt Oberin Heike Diana Wagner. Entscheidend sei das Miteinander. „Für uns steht der Mensch und damit unsere Bewohnerinnen und Bewohner im Mittelpunkt, und dafür sind wir jeden Tag hier.“
Diese Haltung prägt im Luisenheim nicht nur die Pflege, sondern auch die Organisation dahinter. Denn wo Menschen in ihrem letzten Lebensabschnitt begleitet werden, müssen Abläufe verlässlich funktionieren. Dokumentation, Abrechnung, Löhne, Buchhaltung, Kommunikation. Auch im Luisenheim läuft heute vieles digital. Und diese Infrastruktur darf im Alltag schlicht nicht ausfallen. Küche, Reinigungsdienst und Wäscherei wird mit eigenem Personal organisiert, sagt die Oberin, „bis auf die IT haben wir hier nichts ‚outgesourced‘“.
Seit 2014 arbeitet das Luisenheim im Bereich IT-Infrastruktur deshalb mit dem Dienstleister evacon aus Karlsruhe zusammen. Die Zusammenarbeit begann mit dem Austausch eines in die Jahre gekommenen Servers und geht heute weit über einzelne Geräte hinaus. Das Tätigkeitsumfeld umfasst Server, PCs, Netzwerk, Laptops, WLAN, Backups, Sicherheit, Fernwartung und die Frage, wie eine Pflegeeinrichtung digital bestmöglich aufgestellt wird. „Wir haben uns mit evacon zusammengetan und nach guten Lösungen gesucht, als wir den Neubau bezogen haben“, so die Oberin, „diese guten Lösungen haben wir jetzt schon einige Jahre.“
Neubau war Pflicht, nicht Kür.
Das Luisenheim ist ein Haus mit Geschichte. Die Wurzeln der Schwesternschaft reichen weit zurück. Altenpflege gehörte nicht von Anfang an zu ihrer DNA, sondern entwickelte sich aus der Versorgung älterer, pensionierter Schwestern.
Der heutige Neubau war dabei kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. „Das alte Haus war von 1904“, sagt Verwaltungsleiter Markus Künstler. Die baulichen Voraussetzungen hätten irgendwann nicht mehr zu den Anforderungen moderner Pflege gepasst. „Da hat auch kein Pflegebett durch die Tür gepasst und nichts. Deshalb war es keine Kür, einen Ersatzneubau zu errichten, sondern eine Pflicht.“ Erst mit dem Neubau öffnete sich das Haus und es konnten auch Männer aufgenommen werden.
Mit dem Neubau von 2014 haben die Schwestern das Luisenheim auch bei der Infrastruktur neu aufgestellt. An „Kunden“ fehlt es nicht, die Warteliste hat man deshalb längst eingestellt. Im Pflegebereich ist es nicht einfach geeignetes Personal zu finden. Deshalb legen die Luisenschwestern viel Wert auf die Ausbildung. Elf Auszubildende zählt das Haus derzeit, sie werden unterstützt von freigestellten Praxisanleiterinnen. „Das macht uns auch wirklich sehr stolz“, erklärt die Oberin. Seitdem das Konzept so gefahren werde, gebe es „so gut wie keine Abbrüche in der Ausbildung“.
Die gesamte Dokumentation läuft bereits digital und weitgehend papierlos
Im Luisenheim soll Technik den Alltag erleichtern, Prozesse schlanker machen und den Mitarbeitenden Zeit verschaffen für Zuwendung und Nähe. Vor allem aber muss die IT funktionieren. „Die gesamte Dokumentation der Pflege läuft bei uns schon digital“, so Oberin Heike Diana Wagner. Im stationären Bereich wird die Dokumentation ausschließlich über PCs erledigt. Auch im ambulanten Pflegedienst werde digital dokumentiert, dort mit Tablets. Auf den Stationen wird ein großer Teil der täglichen Dokumentation an PCs erledigt.
Marcus Wilm, Geschäftsführer der evacon IT-Solution & Consulting GmbH & Co. KG, beschreibt die technische Basis, die man im Luisenheim installiert hat, als „hybride Infrastruktur“. Ein Teil der Anwendungen läuft online in der Cloud, ein Teil weiterhin im Haus. „Das Mailsystem haben wir online. Die Branchensoftware für die Betreuung und Pflege läuft im Haus.“ Mail, Teams und andere Standardanwendungen seien cloudbasiert, die pflegerelevanten Systeme dagegen sind lokal eingebunden. Hinzu kommen Tablets im ambulanten Dienst, mit denen die Mitarbeitenden, die im ganzen Stadtgebiet unterwegs sind, online in die Abläufe und Dokumentationspflichten eingebunden bleiben.
Für Markus Künstler liegt der Nutzen aus Sicht der Verwaltung auf der Hand. „Sofern es eine Arbeitserleichterung ist, nutzen wir EDV und versuchen, die Prozesse digital zu gestalten.“ Der Unterschied zum früheren Papieraufkommen sei erheblich. „Irgendwo muss das ganze Papier ja auch gelagert werden, archiviert und irgendwann entsorgt werden. Das kostet alles Platz und Geld.“ Marcus Wilm ergänzt: „Mein Eindruck ist, dass das Luisenheim in dieser Branche schon sehr innovativ ist, was den Einsatz der EDV betrifft. Gerade diese papierlose Organisation auf den Stationen hier ist schon eine tolle Sache“.
Support aus der Ferne und bei Bedarf schnell vor Ort
Im Alltag zählt für das Luisenheim vor allem, dass Unterstützung schnell verfügbar ist. Die Betreuung durch evacon läuft deshalb vor allem per Fernwartung, bei Bedarf kommen die Techniker ins Haus.
„Auf Wunsch oder bei Auslieferung neuer Hardware, die installiert werden muss, kommen wir gerne vor Ort“ sagt Tim Masur, der Ansprechpartner für das Luisenheim aus dem evacon-Support. Erst kürzlich sei ein Kollege da gewesen, um den gesamten Serverschrank mit neuen Switches und neuer Verkabelung umzubauen, weil einzelne Komponenten in die Jahre gekommen waren, erzählt er.
Der laufende Support erfolgt meist remote. „Wir schalten uns einfach auf den Server oder den PC, welcher das Problem verursacht“, sagt Marcus Wilm. „Wenn wir es vom Büro aus lösen können, machen wir es über die Ferne und falls das Problem so nicht gelöst werden kann, dann sind wir auch schnell vor Ort.“ Für das Luisenheim ist dieses Vorgehen auch wirtschaftlich am effizientesten.
Backups, Sicherheit und Zugang nur für bekannte Geräte
Besonders sensibel sind im Pflegebereich Verfügbarkeit, Datenschutz und Datensicherheit. Im Luisenheim werden personenbezogene und medizinische Daten verarbeitet. Dazu kommen Kommunikation mit Ärzten, Abrechnungen, Gehälter und Qualitätsnachweise gegenüber Aufsichtsbehörden.
„Sie können halt eine Pflegedokumentation ganz schlecht 24 Stunden später nochmal nachholen, wenn die IT ausfällt“, sagt die Oberin. „Die ist dann weg, also einfach weg.“ Gleichzeitig sei die Altenpflege stark reguliert: Heimaufsicht, MD (Medizinischer Dienst der Krankenversicherungen), Qualitätsindikatoren, Nachweispflichten. „Wir müssen zeitnah sicherstellen, dass die Daten langfristig vorgehalten werden.“
Ein zentraler Baustein ist deshalb das Backup-Konzept. „Das ist auch unsere Zuständigkeit“, sagt Tim Masur. Die Sicherungen sind in unterschiedlichen Brandabschnitten verwahrt. „Falls mal ein Feuer ausbricht, haben wir immer noch eine Absicherung, dass alles relativ schnell wieder ‚up and running‘ geht.“
Beim Schutz vor Angriffen oder Fehlbedienung setzt man auf mehrere Ebenen. Marcus Wilm erklärt, dass man schon sehr früh auf Multifaktor-Authentifizierung gesetzt hat. Ganz ohne Restrisiko geht es dennoch nicht. Marcus Wilm formuliert es mit einem Augenzwinkern: „Menschen machen eben manchmal Fehler.“ Deshalb sind regelmäßige Schulungen und Sensibilisierung wichtige Punkte. Und ebenso wichtig sei ein belastbares Backup. „Den hundertprozentigen Schutz, den gibt es nicht“, sagt Tim Masur.
Digitalisierung endet nicht im Büro
Dass digitale Infrastruktur in Pflegeheimen künftig noch stärker zum Standard wird, davon sind im Gespräch alle überzeugt. Das gilt nicht nur für interne Prozesse, sondern auch für die Bewohnerinnen und Bewohner selbst.
„Wenn wir jetzt mal zehn Jahre weiterschauen, wird hier kein Senior und keine Seniorin mehr einziehen wollen, wenn es heißt, hier gibt es kein WLAN im Haus“, sagt Künstler. Oberin Heike Diana Wagner sieht das ähnlich. Öffentliches WLAN für alle Bewohner sei noch nicht vollständig umgesetzt, „aber das wird der nächste Schritt sein“. Es werde zunehmend ein Kriterium bei der Wahl eines Pflegeheims.
Die Grundlagen dafür sind bereits gelegt. „WLAN haben wir ja schon überall verfügbar, das ist Teil der Infrastruktur“, sagt Marcus Wilm. Inzwischen verfüge der Standort zudem über einen Glasfaseranschluss. Das habe einige Jahre gedauert, sei für die weitere Entwicklung aber ein wichtiger Schritt gewesen.
KI spielt im Alltag des Luisenheim bisher noch keine große Rolle. Perspektivisch könnte sie vor allem in der Dokumentation unterstützen. Oberin Wagner erwartet hier Erleichterungen, sieht aber derzeit noch Grenzen. Daten sammeln könne KI schon gut, die richtigen pflegerischen Rückschlüsse daraus zu ziehen, sei noch etwas anderes.
„Wir sind super zufrieden“, sagt die Oberin zur Zusammenarbeit, „sonst wären wir nicht schon so lange zusammen.“ Sie betont besonders „dieses gute Gefühl, an die Hand genommen zu werden und durch diese vielen EDV-Klippen begleitet zu werden“. Verwaltungsleiter Künstler betont besonders die proaktive Beratung. Gerade bei Servern oder anderen Geräten sei es wichtig, dass ein Dienstleister frühzeitig auf Handlungsbedarf hinweist. „Das würde uns selbst ja gar nicht auffallen. Wir würden dann nur irgendwann merken, hoppla, da geht etwas nicht mehr.“
Für ein eigenständiges Haus wie das Luisenheim ist genau das entscheidend. „Wir sind hier tatsächlich komplett eigenständig“, sagt die Oberin der DRK-Schwesternschaft. Gerade deshalb müsse die IT im Hintergrund einfach laufen. Unauffällig, aber stabil. Und so, dass sich die Menschen sich auf das Wesentliche konzentrieren können, auf die Pflege.