Genossenschaft der badischen Friedhofsgärtner wird digital
evacon unterstützt mit komplexer Neuprogrammierung der Branchensoftware und neuer Hardware-Ausstattung
Die Zahl der Anbieter von Branchensoftware, die Produkte für die speziellen Anforderungen von Friedhofsgärtnern entwickeln, ist klein. Noch enger ist der Markt für Genossenschaften von Friedhofsgärtnern. „Hier gab es genau zwei Anbieter“, sagt Harald Haug, der geschäftsführende Vorstand der Genossenschaft Badischer Friedhofsgärtner eG. Anfang des Jahres 2020 startete er die Auswahl einer neuen Software für die Vertragsverwaltung. Gleichzeitig nutzte er das Projekt für die Digitalisierung der Geschäftsstelle und hatte sich dafür um Fördermittel beworben. Schnell war ihm aber klar, dass es für die Genossenschaft weder eine Option war, bei dem bisherigen Anbieter zu bleiben, noch zu dem anderen Anbieter zu wechseln. „Das hat alles nicht zu uns gepasst“, sagt Haug.
Bei der Suche nach einem IT-Partner wurde ihm die Firma evacon empfohlen. Bereits nach wenigen Gesprächen war für Haug klar, dass „die Chemie stimmt“. Raphael Schwarz von evacon leitete das Software-Projekt, Systemadministrator Florian Laubach war für die Hardware verantwortlich.
„Das Geschäftsmodell an sich ist so besonders“
Aber welche besonderen Anforderungen stellen die Friedhofsgärtner an eine Branchensoftware? „Das Geschäftsmodell an sich ist so besonders“, erklärt Harald Haug. Friedhofsgärtner bieten ihre Dienstleistungen in der Regel über Jahresverträge an. Die Genossenschaft aus Baden, der heute rund 350 Friedhofsgärtnereien angehören, war bereits in den 1960er-Jahren innovativ: Sie hat damals einen Service für die Dauergrabpflege entwickelt, bei dem die Kunden bereits bei Abschluss des Vertrages die Leistungen des Friedhofsgärtners für die Pflege des eigenen oder des Grabes von Angehörigen bezahlen. Die Aufgabe der Genossenschaft ist es, diese Dauergrabpflegeverträge zu verwalten und sicherzustellen, dass die vereinbarten Leistungen jederzeit erbracht werden.
Erster Schritt: Erneuerung der Hardware
Harald Haug hatte die Genossenschaft im Programm „Digital Jetzt“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz angemeldet. Im Frühjahr 2021 war die Förderzusage aus Berlin da und die Umsetzung konnte beginnen. Im ersten Schritt galt es, die IT-Infrastruktur der Geschäftsstelle auf den aktuellen Stand zu bringen. Alle 17 Arbeitsplätze wurden mit PC und/oder Laptop und zwei großen Monitoren ausgestattet. „Den alten Server und zum Teil auch die Arbeitsplatzrechner hatten wir virtualisiert“ beschreibt Florian Laubach das Vorgehen. In der Entwicklungsphase liefen alte und neue Software parallel, denn das Tagesgeschäft musste ja weiterlaufen.
Softwareentwicklung mit agilem Ansatz
Die neue Branchensoftware hat evacon mit einem agilen Ansatz schrittweise in Workshops mit den Mitarbeitern der Genossenschaft entwickelt. „Als erstes galt es, die Grundfunktionalität iterativ bereitzustellen, um herauszufinden, ob wir in die richtige Richtung laufen“, beschreibt Schwarz den Prozess. Intensiv hat man in einem kleinen Team mit Dummies getestet, ob die gewünschte Funktionalität tatsächlich da ist. Im Zwei-Wochen-Rhythmus wurden neue Versionen eingespielt. Einige Basistechnologien konnte man aus der eigenen Toucan-Software und anderen bereits realisierten Projekten übernehmen.
„Archäologische Kleinarbeit“ bei der Datenübernahme
Da der bisherige Softwareanbieter sich wenig kooperativ zeigte, war die Übernahme der bestehenden Daten eine besondere Herausforderung. „Mein Kollege Jürgen Siefert hat in archäologischer Kleinarbeit die Strukturen der bisherigen Software ausgelotet und dann die Kunden- und Vertragsdaten bis zur kleinsten Buchung runter extrahiert“, beschreibt Schwarz diese Herkulesaufgabe. „Die Datenübernahme war das Schlimmste, was wir uns antun konnten, aber es war richtig und es hat funktioniert“, blickt Geschäftsführer Haug zurück. Eine Alternative dazu gab es nicht, denn bei jedem einzelnen Vertrag für die Grabpflege muss die Geschäftsstelle in der Lage sein, auch nach vielen Jahrzehnten die Verwendung des eingezahlten Kapitals jederzeit lückenlos zu dokumentieren.
„Das Programm kann locker all das, was wir uns vorgenommen haben und noch viel mehr“
Zum 1. Januar 2022 sollte die neue Software einsatzfähig sein. „Wir gehen volles Risiko“ hatte Geschäftsführer Haug vorgegeben, einen Parallelbetrieb von alter und neuer Software wäre viel zu aufwändig und in der Geschäftsstelle nicht vermittelbar gewesen. Die Umstellung lief in der Geschäftsstelle „maximal unspektakulär ab“, so Schwarz. Alles funktioniert wie geplant.
„Das Programm kann locker all das, was wir uns vorgenommen haben und noch viel mehr“ zieht Harald Haug ein rundum positives Fazit zu dem großen IT-Projekt. „Wir haben die Medienbrüche wegbekommen, wir haben die Kommunikation und die Leistungsabrechnung mit den Gärtnereibetrieben verschlankt und beschleunigt, alle Mitarbeiter können per E-Mail-Adresse einfach und schnell Anfragen von Kunden und Gärtnern beantworten und das Allerwichtigste: Ich bekomme keine Faxe mehr!“
Die Genossenschaft ist jetzt selbst Eigentümer der Software, nicht mehr Lizenznehmer. Aus der guten Zusammenarbeit mit evacon sind bereits zwei Folgeprojekte hervorgegangen:
- Seit September 2023 läuft der Prototyp einer Software für die Friedhofsgärtner, die über eine Servicegesellschaft der Genossenschaft vertrieben wird.
- Die Mitarbeiter kontrollieren mit einem Tablet-PC ob die Gräber vertragsgemäß gepflegt werden. Dies läuft jetzt komplett digital: Die Daten kommen über Microsoft Azure nahezu in Echtzeit auf den Rechnern in der Geschäftsstelle an. Früher wurden USB-Sticks per Post verschickt.
Sie wollen mehr über dieses Projekt erfahren? Sprechen Sie uns einfach an! 0721/50003-0 – info@evacon.de
Kontakt:
Genossenschaft Badischer Friedhofsgärtner eG
Harald Haug, Geschäftsführender Vorstand
Alte Karlsruher Straße 8, 76227 Karlsruhe
www.dauergrabpflege-baden.de